Аккредитация филиалов/представительств компаний из СНГ

В соответствии с Правилами аккредитации РФ (см.д.1) при оформлении представительств фирм ближнего зарубежья в первую очередь возникнет необходимость в представлении устава компании, справка из торгового реестра, документ, подтверждающий статус налогоплательщика. Так как системы госуправления этих стран имеют общую изначальную основу, то и пакет бумаг, и госорганы, их выдающие, можно сказать, такие же, как в России.

Подтверждение законности

Для подтверждения законности деятельности филиала/представительства компании из СНГ, копия устава свидетельствуется в нотариальных органах. Выпиской из торгреестра могут послужить:

  • данные о юрлице в виде справки можно получить в Минюсте Казахстана, Узбекистана;
  • выписка из госреестра юрлиц выдается управлением юстиции в районе расположения организации Белоруссии, Украины, а в Азербайджане ее можно получить в министерств налогов.

Подобная выписка предоставляет данные о названии организации, налоговом номере, о месте расположения, руководстве, уставном капитале.

Документ о статусе налогоплательщика, выдают фискальные органы во всех странах ближайшего зарубежья. Он должен отображать название юрлица и налоговый номер.

В большинстве случаев необходимые документы можно получить, сформировав запрос на госсайте соответствующего органа государства. В этом случае важную роль играет нотариальное подтверждение данных предоставленных инкорпоративной стороной. Не стоит обольщаться, когда выписка отображает статус налогоплательщика, так как она не освобождает от предоставления отдельно требуемого документа из НС. Так, например, обстоят дела в Азербайджане, где на ряду с выпиской из госреестра налогового министерства требуется справка, подтверждающая наличие номера налогоплательщика.

Важно знать, что при подаче для аккредитации выписки из торгреестра, данных из НС, они не должны превышать годичного срока выдачи. Срок действия копии устава в этом случае исчисляется с даты ее подтверждения. Если этот период будет равен 12-ти месяцам и более, то последует отказ.

Пакет перечисленных официальных бумаг служит основанием для принятия решения по созданию дочерней организации компании из СНГ, по выдаче доверенности лицу, которое должно его возглавить, определяет положение.

Решение о создании

Чтобы открыть филиал/представительство компании в России, потребуется решение юрлица об открытии такового с подписью уполномоченных руководителей. Данный документ в обязательном порядке заверяется нотариально. Текст решения должен содержать факт создания филиала, место пребывания, соответствующие данные о руководителе, подтверждение о предоставлении доверенности на его полномочия, положение о филиале/представительстве. Положение филиала/представительства в тексте может быть дополнительно подписано директором создаваемой организации.

Доверенность

Для полноценной деятельности вновь созданной организации, ее главе необходима доверенность, утвержденная руководством юрлица компании. Такой документ должен включать в себя и право на подачу/получение официальных бумаг при оформлении аккредитации. Отдельно и предварительно следует согласовать полномочия, связанные с банковским взаимодействием, с банком, где предполагается открытие счета. Документ, дающий право открывать счета и распоряжаться денежными средствами на них, не может быть выдан прежде, чем принято решение о сотрудничестве.

Положение филиала/представительства

Положение принимается, основываясь на решении о создании дочернего предприятия, уполномоченным юрлица и подтверждается нотариально. Если существует доверенность, подтверждающая полномочия, то директор филиала/представительства имеет право поставить только свою подпись без обязательного подтверждения в нотариальных органах.

В положении должны содержаться данные о компании и ее филиале (см.д.2):

  • точное название компании;
  • сфера деятельности;
  • место расположения;
  • название филиала/представительства;
  • место расположения в России;
  • цель создания;
  • правила управления, правовое положение

Общие требования к документам

Лучшим способом оформить аккредитацию, это будет предоставить в качестве документов оригиналы – исключение составляет устав. Если подавать даже заверенные копии, то может возникнуть казус, как, например, в случае с Казахстаном, когда российский нотариус поставит метку «копия копии», что вызовет отказ в открытии филиала.

Выписка и код налогоплательщика на территории РФ имеют юридическую силу, если содержат подпись и гербовую печать соответствующих органов, а остальные бумаги заверяются нотариусом (см.д.3). Дополнительно может потребоваться подтверждение нотариусом перевода, а также перевод самого нотариального подтверждения, если оно на иностранном языке.

Переводы с другого языка

Очень важным моментом в оформлении пакета документов на аккредитацию служат переводы с другого языка, когда возникает риск возникновения разночтений в наименованиях (корпорейшн, корпорэйшн, корпорация). Эти несоответствия можно квалифицировать, как разные названия, что вполне оправдано, приведет к отказу. Следует уделить внимание и текстам на печатях, штампах и пр. Тексты и печати на двух языках переводить необязательно.

Подтвержденные в России копии перевода лучше еще продублировать и снова воспользоваться услугой нотариуса. Копии пойдут в ФНС, а переведенные оригиналы могут понадобиться позже.

Заявление на аккредитацию

Заявление подается уже после того, как собраны все необходимые бумаги. Для этого заполняется форма 15АФП. Тут есть тоже очень важный момент, который многие упускают, что тормозит весь процесс в дальнейшем. Название банка в п. 10 нужно вписывать только кириллицей. Еще один пункт, где нужно быть предельно внимательным – п.5 формы. Здесь вписывается орган регистрации страны инкорпорации, но никак не предоставивший выписку.

В Торгово-Промышленную Палату тоже требуется заявление, для утверждения соответствующего числа сотрудников-иностранцев филиала, но не более 5 человек. Образец формы есть на сайте ТПП. Данные, подаваемые в этой форме, аналогичны тем, что предоставляются в ФНС.

Для заверения численности сотрудников, нужно предварительно оплатить сбор, который до сегодняшнего дня составлял 15 000 руб. Подготовленные полностью документы идут в Департамент взаимодействия с филиалами иностранных юрлиц. Далее следует рассмотрение и принятие решения по вопросу.

Дополнительно существует госпошлина, которую требуется внести до подачи пакета бумаг для аккредитации. Квитанция или чек, подтверждающие оплату, прикрепляется к общему набору документов. В платеже должно быть указано назначение «аккредитация» и обязательно название филиала/представительства.

Кто может подать документы

Подача документов осуществляется директором филиала или его представителем по доверенности. Рассмотрение проходит в течение не более 30-ти дней, исключая выходные.

Помните, что оформление пакета бумаг на аккредитацию из СНГ – довольно сложная и кропотливая процедура, в которой нет неважных деталей. Одна ошибка может стать решающей и запороть дело на корню, приведя к значительной материальной потере на сумму госпошлины, а всю процедуру придется начать сначала.

Список-сноска документов:

д.1. Приказ ФНС от 26 декабря 2014 г. № ММВ-7-14/680@

д.2.ст. 22 Федерального закона от 09.07.1999 N 160-ФЗ (ред. от 18.07.2017) "Об иностранных инвестициях в Российской Федерации"

д.3.статьёй 13 Минской конвенции от 22.01.1993 г.